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納品書・納付書・請求書・見積書・領収書 違い

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納品書/納付書/請求書/見積書/領収書の違いをわかりやすく解説!

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日々の生活を送る中で、

『書類』

を使ったやり取りは、今や当たり前の行為になっています。

 

何をするにも、書類を作り、

『行動の証明』

を取ることで、信頼できる担保を得ることが出来ます。

逆に、書類による証明が取れない行動は、

『第3者に、行動を証明できない』

ようになっているため、やはり、書類は欠かせないものと言えるでしょう。

 

そんな書類は、種類も多いのですが、中でも、

『納品書・納付書・請求書・見積書・領収書』

は、特に目にするものとなっています。

 

そこで、今回は、

『納品書・納付書・請求書・見積書・領収書が、それぞれどう違うのか』

について解説します。

目的別に分けられているので、参考にしてみてください。

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納品書・納付書・請求書・見積書・領収書の違いとは?

今回解説する書類は、

『金銭や物の取引に使われるもの』

となっています。

 

そのため、誰もが1度くらいは目にする書類ばかりであり、

『きちんと意味を理解して、保存しておかなければならない』

ものとなっています。

違いを知り、

『必要なときに使えるようにしておく』

ことをおすすめします。

納品書は『納品したことを証明する書類』

まずは、納品書を解説します。

納品書は、簡単に言うと、

『納品したことを証明する書類』

となります。

 

この書類は、一般的に、

『物が届いたときに、同封されているもの』

であり、

『しっかりと納品をした』

という証明になるものです。

この書類がなければ、

『出品した人は、納品が確認できない』

ことになるのです。

 

ですが、実際のところ、

『必ずしも、納品書が必要なわけではない』

ということも、覚えておきましょう。

納品書は、

『相手側の注文したものを、確実に納品した』

事実を伝えるものです。

 

これにより、

『発注側が、内容の不備がないかを確認しやすい』

ことになり、何より安心感が生まれます。

とは言っても、中には、

『相互の信頼関係が強い』

ことから、納品書をつけていない場合もあります。

 

これが、悪いこととは言いません。

しかし、

『余程の信頼関係にあるか、納品後に文句を言わない』

くらいでなければ、あまりお勧めできません。

親しき仲でも、

『最低限のやり取り』

は必要であることから、納品書は、今でも使われているのです。

納付書は『公的機関に金銭を納めるための書類』

次に、納付書について解説します。

納付書は、簡単に言うと、

『公的機関に対して、金銭を納めるときに使われる書類』

となります。

 

日本に住んでいる以上、

『公的機関が、住民の税金等を管理している』

ことは、誰でも知っていることです。

そして、住民は、

『社会保障や、街づくりのために必要なお金を納める義務がある』

のです。

 

例を挙げると、

  • 各種税金
  • 保険料
  • 年金

などが、代表的なものとなります。

これらのお金を納める際に使われているのが、

『納付書』

となるのです。

 

これは、公的機関が使っているものであり、現時点、

『一般で使われることはない書類』

のため、あまり見かける機会は少ないものとなります。

そのため、納付書と聞いたときは、

『公的機関からの書類』

と覚えておけば良いでしょう。

請求書は『納品に対する金額の請求を行う書類』

次に、請求書について解説します。

請求書は、簡単に言うと、

『納品に対して、金銭を請求する書類』

となります。

 

何かを発注すると、絶対に必要になるのが、

『お金』

となります。

そして、このお金は、

『どれだけのものを発注したかによって決まる』

のです。

 

この請求書には、

  • 請求金額
  • 支払い期日
  • 個数
  • 支払先
  • 内訳

などが書かれることになります。

この書類がなければ、

『発注者が、どこにどれだけお金を支払えば良いかが分からなくなる』

のです。

 

実際、請求書と聞けば、

『あまり良い印象がない書類』

となりますが、取引においては、まず必要なものとなります。

 

請求される側ならともかく、

『請求する側』

に立てば、この書類の重要性が分かるのです。

見積書は『金額やサービスの内訳を示した書類』

次に、見積書について解説します。

見積書は、簡単に言うと、

『内訳を全て書いた書類』

となります。

 

商品を発注する際、

『何をどれくらい発注するのか』

を決めておかなければ、思った通りにはなってくれません。

あらかじめ、自分に何が必要なのかを決めておかなければ、

『無駄な物にお金を使ってしまう』

ことになるのです。

 

また、発注される側としても、

『正しい見積書がなければ、何をどれくらい発注すれば良いか分からない』

ため、見積書は重要になるのです。

 

見積書は、あくまで、

『発注前に作成する書類』

のため、検討用に用意されることもあります。

この場合、発注先に送る前段階で、

『上司等、第3者の意見を聞いてから判断する』

ことになります。

 

そこで、見積もり内容が良ければ、

『晴れて、発注者に見積書を送付することが出来る』

というわけなのです。

 

正しい見積書を作成することは、

『相手と自分の双方に、益がある』

ので、しっかりと用意するようにしましょう。

領収書は『確実に金銭の取引が行われたことを証明する書類』

次に、領収書について解説します。

領収書は、簡単に言うと、

『金銭の取引が、確実に行われたことを証明する書類』

となります。

 

金銭の取引には、

『必ずと言って良いほど、領収書がついてくる』

ものです。

コンビニで購入したものでさえ、

『レシートが領収書代わり』

となることがほとんどです。

 

つまり、領収書は、

『正式に金銭の取り引きをしている証明のためにある書類』

となるのです。

 

逆に、領収書のない取引は、

『正式に認められない』

こともあるため、確実に作成しておく必要があります。

円滑な取引をしたいのであれば、

『領収書の保管は必須』

だと、覚えておきましょう。

 

それぞれの書類における意味は、覚えておかなければならない

納品書・納付書・請求書・見積書・領収書 意味 覚える

納品書・納付書・請求書・見積書・領収書について解説しました。

ここまでの内容を見ると、

『どの書類も、金銭取引を行うために必要不可欠なもの』

ということが言えます。

 

そして、これらの書類は、

『ビジネスを行う上で、かなり重要な要素』

となっているのです。

書類のやり取りは、ビジネスの基本

そもそも、どんなビジネスであっても、

『書類のやり取りは、常識』

となっており、これがなければ、自分の行動を証明することが出来なくなるのです。

 

よく、

『口約束など無効』

という話を聞きますが、何の証拠も残らない口約束なら、そうなって当然と言えます。

ですが、書類で正式な記録が残っていれば、

『その事実から目を逸らすことは出来ない』

ため、問題を起こさないまま、安全に取引が遂行できるのです。

 

今回解説している書類も、

『どれも重要な要素を持ったものばかり』

であり、取引を安全かつ確実に進めるためにも、なくてはなりません。

後々のトラブルを避けたいなら、

『書類の管理は、確実に行う』

ことをおすすめします。

書類の保管は、必ず行う

書類の重要性は、先程解説したとおりですが、書類というのは、

『保管する必要がある』

ものです。

いくら書類があっても、

『どこかに無くした』

では、いざという時に使うことが出来ません。

特に、仕事で作成又は貰った書類は、

『確実に保管する』

ようにしましょう。

 

今の時代、

『データ管理が主流になっている』

のは、確かなことです。

ですが、それでも、

『書類が重要なものであることに変わりない』

のであり、実際に、まだまだ使われているのが事実です。

 

書類を保管するのは、

『地味にマメな仕事』

となりますが、やっておかなければ困ることでもあります。

しっかりと保管して、

『どんな状況にも対応できる』

ようにしておきましょう。

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まとめ

今回のまとめとしては、

『金銭取引において、どの書類も重要な役割を持っている』

ということが言えます。

 

今の世の中は、

『目に見えるものが、人や会社の行動を証明するもの』

となることがほとんどです。

特に、金銭取引は、

『お金の動きを正確に把握し、それを証明しなければならない』

ため、書類は重要な要素を持っているのです。

 

これから先、デジタル化が進んでも、

『書類が完全に無くなることは、まだ当分は有り得ない』

と考えられるため、しっかりと意味を把握して、保管するようにしてくださいね。

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